Syarat dan Ketentuan

REGULASI PEMINJAMAN ALAT WAREHOUSE FTV UPI

Terakhir diperbaharui: 8 Juni 2026

Dokumen ini disusun untuk memberikan panduan mutlak mengenai tata cara peminjaman alat, serta menetapkan regulasi, sanksi, dan pelepasan tanggung jawab hukum guna menjaga aset Warehouse FTV UPI. Dokumen ini bersifat mengikat dan wajib dipatuhi tanpa pengecualian.

Dengan menyetujui dokumen ini, peminjam melepaskan haknya untuk melakukan gugatan atau tuntutan dalam bentuk apa pun kepada Tim Laboran/Warehouse FTV UPI. Keputusan Pihak Laboratorium/Warehouse FTV bersifat mutlak, final, dan tidak dapat diganggu gugat oleh pihak manapun.

A. Definisi Istilah dan Kedudukan Tim Laboran

  1. Warehouse FTV: Merupakan penyebutan resmi yang merujuk pada Laboratorium Peralatan Film dan Televisi Universitas Pendidikan Indonesia (UPI), yaitu unit yang mengelola sarana, prasarana, serta seluruh peralatan produksi audio-visual di bawah naungan Program Studi Film dan Televisi UPI.

  2. Tim Laboran: Merupakan struktur pengelola operasional harian Warehouse FTV yang secara kolektif terdiri atas unsur-unsur berikut:

    • Tenaga Pendidik: Staf administratif dan pengelola resmi laboratorium PNS/Non-PNS yang ditugaskan secara struktural oleh universitas.

    • Teknisi Laboratorium: Staf ahli teknis yang bertanggung jawab atas pemeliharaan, kalibrasi, pengujian kelayakan, dan penanganan kerusakan fisik aset.

    • Mahasiswa Paruh Waktu (MPW): Mahasiswa aktif FTV yang direkrut secara resmi oleh pihak program studi FTV untuk membantu kelancaran operasional pelayanan, inventarisasi, pemeriksaan, serta administrasi serah terima alat.

  3. Prinsip Kesetaraan Wewenang: Dalam lingkup operasional pelayanan Warehouse FTV, seluruh unsur di dalam Tim Laboran (termasuk Mahasiswa Paruh Waktu yang sedang bertugas) memiliki kedudukan, wewenang, dan hak suara yang sama dalam menegakkan regulasi di lapangan. Peminjam wajib menghormati dan mematuhi setiap keputusan, instruksi, teguran, penilaian kerusakan, maupun penolakan administrasi yang dikeluarkan oleh anggota Tim Laboran yang bertugas tanpa membeda-bedakan status jabatan mereka, demi tercapainya ketertiban dan kelayakan aset bersama.

B. Hak Prerogatif Mutlak Laboratorium Film dan Televisi

  1. Hak Pembatalan Sepihak: Pihak Warehouse FTV memiliki wewenang penuh dan mutlak untuk menolak peminjaman, membatalkan persetujuan booking secara sepihak tanpa pemberitahuan terlebih dahulu, atau memasukkan peminjam ke daftar hitam (blacklist) jika dinilai ada indikasi pelanggaran prosedur, riwayat buruk, atau jika alat dibutuhkan untuk agenda mendesak Program Studi.

  2. Bebas Gugatan Kerugian: Warehouse FTV dibebaskan dari segala bentuk tuntutan ganti rugi materiil maupun non-materiil (seperti biaya sewa lokasi, honor aktor, atau kegagalan produksi) yang timbul akibat pembatalan peminjaman sepihak atau kerusakan alat saat digunakan di lapangan.

  3. Penilaian Final Laboran: Penilaian, keputusan, dan vonis Laboran/Teknisi terhadap kondisi fisik, kelayakan, dan estimasi nilai kerusakan alat adalah penilaian mutlak, final, dan tidak dapat dibanding atau diganggu gugat setelah ada kesepakatan bersama.

C. Status Hukum, Sifat Kepemilikan, dan Pemeliharaan Bersama Aset

  1. Prinsip Tanggung Jawab Kolektif: Seluruh peralatan yang dikelola oleh Warehouse (Laboratorium Film dan Televisi) merupakan penunjang akademis bersama yang wajib dijaga, dirawat, dan dilindungi keberadaannya secara kolektif oleh seluruh civitas akademika FTV UPI. Kelalaian satu individu atau kelompok berpotensi merugikan hak akademis mahasiswa lainnya.

  2. Sifat Kepemilikan: Peminjam wajib memahami dan menghormati bahwa inventaris peralatan di Warehouse memiliki status kepemilikan yang bersifat campuran dan dilindungi hukum, yang terdiri dari:

    • Aset Negara: Peralatan yang diperoleh melalui skema dana hibah pemerintah/negara. Pengrusakan atau penghilangan terhadap aset ini dapat dikategorikan sebagai tindakan merugikan aset negara dan dapat diproses secara hukum pidana.

    • Aset Konsinyasi: Peralatan pribadi milik dosen yang dititipin atau dipinjamkan secara sukarela untuk mendukung praktik mahasiswa. Kerusakan pada alat ini akan langsung dilaporkan kepada dosen pemilik aset untuk ditindaklanjuti secara personal dan akademis.

    • Pengadaan Mandiri: Peralatan yang dibeli menggunakan kas operasional internal/mandiri Warehouse FTV.

    • Aset Retribusi/Kompensasi: Peralatan hasil ganti rugi dari kasus kerusakan atau kehilangan oleh peminjam terdahulu.

D. Persyaratan Umum & Tanggung Jawab

  1. Status Peminjam: Peminjam wajib merupakan mahasiswa aktif yang sedang mengerjakan proyek Tugas Perkuliahan, UTS, UAS, atau Tugas Akhir (TA) resmi di lingkungan UPI. Peminjam diluar mahasiswa aktif mempunyai hak dan kewajiban berbeda dan lebih ketat.

  2. Larangan Perwakilan: Peminjaman tidak boleh diwakilkan. Peminjam wajib hadir secara langsung baik saat pengambilan (pickup) maupun pengembalian (return) alat. Bila melakukan peminjaman titipan dari mahasiswa bermasalah (blocked/red notice/black list) akan mendapatkan hukuman maksimal.

  3. Larangan Pindah Tangan: Alat dilarang keras berpindah tangan kepada pihak ketiga atau digunakan di luar area kegiatan yang telah disetujui dalam dokumen pengajuan.

  4. Tanggung Jawab Kelompok: Apabila peminjaman dilakukan untuk keperluan proyek kelompok/produksi bersama, maka seluruh anggota tim produksi, sutradara, produser, dan dosen pengampu mata kuliah terkait turut bertanggung jawab secara renteng (bersama-sama) atas segala bentuk kerusakan, denda, atau kehilangan yang terjadi.

E. Pendaftaran Akun dan Verifikasi

  1. Registrasi Mandiri: Sebelum melakukan booking, pengguna wajib melakukan pendaftaran akun secara mandiri melalui warehouse.ftvupi.id/register

  2. Kategori Pengguna: Pendaftar wajib memilih kategori yang valid: Umum atau Civitas UPI (Mahasiswa FTV, Mahasiswa UPI, Dosen, Staff, Himpunan, Alumni).

  3. Kelengkapan Data: Mengisi data identitas asli: Full Name, Email address, Phone Number, Password, dan Confirm Password. Untuk Mahasiswa wajib mengisi NIM dan Angkatan.

  4. Unggah Dokumen Identitas: Peminjam wajib melengkapi profil di warehouse.ftvupi.id/customer/profile dan melakukan request verifikasi dengan mengunggah foto KTP asli yang jelas dan terbaca.

  5. Waktu Verifikasi & Pelepasan Tanggung Jawab Keterlambatan: Proses verifikasi membutuhkan waktu minimal 3x24 jam kerja. Warehouse FTV tidak bertanggung jawab atas segala keterlambatan verifikasi yang mengakibatkan peminjam tidak bisa melakukan booking pada tanggal yang mereka inginkan. Akun yang belum terverifikasi tidak memiliki hak peminjaman apa pun.

  6. Pemblokiran Akun Sepihak: Pihak Warehouse FTV berhak memblokir akun pengguna sewaktu-waktu dengan menyertakan catatan/keterangan alasan pemblokiran yang jelas (seperti pelanggaran SOP, perilaku tidak kooperatif, atau denda tertunggak). Selama akun berstatus diblokir, pengguna tidak dapat melakukan transaksi pengajuan peminjaman dalam bentuk apa pun di dalam sistem.

F. Alur Pengajuan Peminjaman

  1. Satu Pintu: Seluruh pengajuan peminjaman hanya dilayani secara sistem melalui warehouse.ftvupi.id. Tidak melayani booking manual lewat chat pribadi.

  2. Cek Katalog: Ketersediaan alat dipantau mandiri oleh peminjam pada warehouse.ftvupi.id/catalog/.

  3. Ketelitian Input Waktu: Peminjam wajib menginput tanggal dan jam pickup serta return secara presisi. Kesalahan input sepenuhnya menjadi risiko peminjam dan dapat memicu denda keterlambatan sistem secara otomatis.

  4. Sistem Keranjang & Checkout: Alat yang dipilih dimasukkan ke dalam keranjang (cart) dan wajib diperiksa kembali pada halaman pratinjau (preview) sebelum melakukan checkout.

  5. Lock Booking: Setelah booking dikirim (submitted), daftar peralatan yang dipesan bersifat mengunci dan sama sekali tidak dapat diubah, ditambah, dikurangi, atau ditukar dengan alasan apa pun, kecuali atas keputusan teknisi/laboran.

  6. Konfirmasi WhatsApp: Setelah submit, peminjam wajib menekan tombol konfirmasi untuk meneruskan detail booking ke WhatsApp resmi Warehouse FTV (+62 851-1773-9866).

  7. Birokrasi Dokumen Fisik: Peminjam wajib mengunduh, mencetak, dan melengkapi tanda tangan fisik pada dokumen berikut yang diunduh dari menu My Rentals (warehouse.ftvupi.id/customer/rentals/):

    • Dokumen "Checklist" (Picking Operation).

    • "Surat Peminjaman Peralatan Akademik Program Studi Film dan Televisi".

  8. Persetujuan Pejabat Akademik: Berkas wajib ditandatangani oleh Dosen Pengampu/Dosen Kemahasiswaan/Dosen Akademik serta Ketua Prodi Film dan Televisi.

G. Pengambilan Alat

  1. Waktu Operasional dan Jam Kesepakatan: Pengambilan hanya dilayani di Warehouse FTV Lantai 7 Gd. FPSD pada hari Senin-Jumat, pukul 09.00–18.00 WIB. Waktu pengambilan wajib tepat dan sesuai dengan kesepakatan jam pengambilan (pickup) yang telah dicantumkan saat melakukan booking di sistem. Keterlambatan atau ketidaksesuaian jam kedatangan dapat mengakibatkan penundaan pelayanan atau pembatalan transaksi secara sepihak oleh Laboran. Warehouse tidak melayani pengambilan di luar jam kerja tersebut atau pada hari libur nasional/cuti bersama.

  2. Kewajiban Dokumen Fisik Lengkap: Saat hari-H pengambilan, peminjam wajib membawa dan menyerahkan dokumen fisik (print out) asli dengan tanda tangan basah (bukan tanda tangan digital/scan), berupa:

    • Dokumen "Checklist" (Picking Operation).

    • "Surat Peminjaman Peralatan Akademik Program Studi Film dan Televisi" yang telah ditandatangani lengkap secara fisik.

  3. Penolakan Akibat Ketidaklengkapan Administrasi: Apabila dokumen "Surat Peminjaman Peralatan Akademik Program Studi Film dan Televisi" terbukti belum ditandatangani secara lengkap oleh pihak-pihak berwenang pada saat hari-H pengambilan, proses serah terima alat akan langsung ditolak dan jadwal pengambilan resmi diundur hingga seluruh tanda tangan dilengkapi. Aturan ini dikecualikan hanya jika peminjam dapat menunjukkan surat keterangan/konfirmasi resmi dari dosen bersangkutan kepada pihak Laboran.

  4. Inspeksi Bersama: Sebelum meninggalkan area Warehouse FTV, peminjam wajib memeriksa kondisi fungsi, fisik, dan kelengkapan aksesoris alat bersama petugas. Begitu peminjam menandatangani kolom serah terima dan melangkahkan kaki keluar dari pintu Warehouse FTV Lantai 7, seluruh tanggung jawab beralih 100% kepada peminjam. Klaim dalam bentuk apa pun seperti 'alat sudah rusak dari awal', 'sensor kotor dari awal', atau 'kabel putus di dalam bag' tidak akan diterima dan ditolak keras oleh Laboran.

  5. Kewajiban Menitipkan Dokumen Jaminan Fisik Asli: Sebagai syarat mutlak serah terima peralatan fisik, peminjam wajib menyerahkan dan menyimpan setidaknya 1 (satu) dokumen identitas fisik asli milik pribadi yang sah dan masih berlaku kepada petugas untuk disimpan di Warehouse FTV sebagai jaminan selama masa peminjaman. Pilihan dokumen yang wajib diserahkan meliputi:

    • Kartu Tanda Penduduk (KTP)

    • Surat Izin Mengemudi (SIM)

    • Surat Tanda Nomor Kendaraan (STNK) atas nama pribadi/keluarga

    • Kartu Keluarga (KK) asli

    • Buku Pemilik Kendaraan Bermotor (BPKB) asli

    Dokumen jaminan fisik tersebut hanya dapat diambil kembali secara utuh oleh peminjam setelah seluruh peralatan yang dipinjam dikembalikan dalam keadaan lengkap, bersih, bebas kerusakan, dan seluruh kewajiban administrasi atau denda (jika ada) telah dinyatakan lunas oleh sistem dan petugas.

H. Regulasi Penggunaan Peralatan Shooting

  1. Kepatuhan Prosedur Keamanan: Peminjam bertanggung jawab mutlak atas keamanan fisik, kebersihan, dan kelayakan fungsional seluruh alat dari segala macam potensi bahaya atau kelalaian kru selama masa syuting berlangsung.

  2. Larangan Kontak Air: Seluruh peralatan elektronik, mekanik, optik, dan pendukung yang ada di Warehouse FTV dilarang keras terkena air, kebasahan, terciprat, atau terekspos kelembapan tinggi dalam skenario apa pun, tanpa pengecualian. Larangan ini bersifat mutlak, bahkan jika spesifikasi teknis peralatan tersebut menunjukkan sertifikasi ketahanan air (IP Rating) tertentu atau secara resmi diklaim "anti air" / waterproof oleh pihak pabrikan.

  3. Larangan Cuaca Ekstrem dan Debu: Dilarang keras mengoperasikan peralatan sensitif di bawah guyuran hujan terbuka, badai debu, atau area basah ekstrem tanpa dilengkapi pelindung kedap air (rain cover) standar industri yang disetujui pihak laboratorium.

  4. Pengawasan Ketat: Peralatan dilarang keras ditinggalkan di area lokasi shooting atau disimpan di dalam kendaraan tanpa adanya pengawasan melekat dari kru yang bertugas (camera assistant / PIC peralatan).

  5. Kepatuhan Daya Listrik: Seluruh pengoperasian lampu studio berdaya besar wajib dihubungkan ke sumber listrik yang stabil dan aman (seperti genset yang menggunakan stabilizer memadai) untuk mencegah kerusakan pada komponen sirkuit elektronik internal alat.

  6. Membawa Alat Pembersih: Setiap peminjam atau perwakilan tim produksi wajib selalu membekali diri dengan peralatan pembersih standar (lens pen, kain mikrofiber, blower manual, tisu optik kamera, dan cairan pembersih khusus) selama masa penggunaan alat di lokasi shooting guna mengantisipasi kotoran ringan di lapangan.

  7. Larangan Modifikasi Teknis: Peminjam dilarang keras memodifikasi, membongkar sekrup/casing, atau memaksakan penggunaan aksesoris non-standar yang berpotensi memicu malfungsi atau cacat fisik pada peralatan.

I. Prosedur Pengembalian dan Pengecekan Alat

  1. Standar Kebersihan Alat: Alat wajib dikembalikan dalam kondisi 100% bersih, bebas dari noda, debu, pasir, tanah, minyak, perekat/lakban, maupun cairan, serta dalam keadaan kering sempurna.

  2. Standar Kerapihan Gulungan Kabel & Kabel Ties: Seluruh kabel (kabel daya/AC, kabel data, kabel audio/XLR, kabel HDMI, SDI, dll.) wajib digulung dengan sangat rapi dan konsisten menggunakan metode standar profesional (over-under roll) seperti kondisi awal saat pertama kali diambil, serta wajib diikat kembali menggunakan kabel ties/rippet bawaan. Apabila kabel ties/rippet pengikat ini terbukti hilang saat pengembalian, peminjam akan langsung dikenakan denda sesuai dengan rincian di Bagian J.

  3. Prosedur Pengecekan Mandiri di Depan Teknisi: Proses pengecekan kelayakan fungsional, kebersihan fisik luar, sensor optik, fungsi tombol elektronik, serta kelengkapan seluruh aksesori kecil di dalam tas wajib dilakukan secara teliti oleh peminjam sendiri di hadapan teknisi laboratorium (bukan oleh teknisi). Peminjam wajib merakit, mengoperasikan, dan mendemonstrasikan status kelayakan alat satu per satu secara langsung di depan petugas.

  4. Kewajiban Pembersihan Langsung di Tempat: Tidak ada penolakan pengembalian fisik alat secara keseluruhan jika kendalanya hanya berupa kotor, basah, atau berantakan. Namun, apabila ditemukan alat yang kotor, basah, berantakan, atau gulungan kabelnya kusut, peminjam wajib langsung membersihkan, mengeringkan, dan merapikannya di area Warehouse saat itu juga di bawah pengawasan Laboran. Transaksi pengembalian baru akan dinyatakan selesai secara resmi di sistem setelah seluruh proses pembersihan mandiri tersebut tuntas.

  5. Penanganan Alat Rusak atau Hilang: Apabila dalam proses pengecekan mandiri ditemukan adanya kerusakan fisik baru (retak, pecah, penyok), malfungsi operasional, cacat optik, atau hilangnya komponen/aksesori alat, maka transaksi pengembalian untuk barang tersebut akan langsung dialihkan untuk mengikuti kebijakan penanganan alat rusak atau hilang sesuai regulasi ketat pada Bagian J.

J. Sanksi, Denda, dan Konsekuensi Akademik

  1. Denda Keterlambatan Multi-Item & Aturan Mutlak:

    • Denda keterlambatan ditetapkan sebesar Rp50.000 (lima puluh ribu rupiah) per item alat, per hari keterlambatan. Denda dihitung secara individual per barang (misal: keterlambatan 2 hari untuk paket berisi 1 kamera, 2 lensa, dan 1 tripod akan dikenakan denda: 2 hari x 4 barang x Rp50.000 = Rp400.000).

    • Denda Bersifat Mutlak & Non-Negosiasi: Nominal denda ini bersifat mutlak, mengikat, dan tidak dapat ditawar atau dinegosiasikan dengan alasan apa pun. Apabila denda keterlambatan tidak langsung dibayar lunas pada saat pengembalian, pihak Warehouse berhak menolak penerimaan fisik alat tersebut. Status alat akan tetap dinyatakan 'Belum Kembali' (aktif dipinjam) dan denda harian Rp50.000 per item akan terus berjalan serta diakumulasikan setiap harinya hingga denda dibayar lunas dan alat resmi diterima kembali. Dokumen jaminan fisik asli yang dititipkan saat pickup juga akan tetap ditahan di Warehouse FTV selama status alat belum kembali resmi.

  2. Kerusakan dan Kehilangan Alat:

    • Segala kerusakan (baik kosmetik maupun fungsional) atau kehilangan alat wajib diperbaiki atau diganti dengan unit baru yang 100% Original, Resmi, dan tipe yang sama/setara (atas persetujuan Laboran) maksimal 2 (dua) minggu setelah hari pengembalian.

    • Peminjam wajib menanggung biaya jasa servis resmi dan biaya transportasi/logistik yang timbul dari proses perbaikan tersebut.

  3. Denda Kehilangan Segel, Label, dan Kabel Ties:
    Apabila terjadi kehilangan pada aksesoris pelindung, identitas, atau segel inventaris alat, peminjam dikenakan denda pelanggaran fisik seketika sebagai berikut:

    • Kehilangan Kabel Ties/Rippet Pengikat Kabel: Dikenakan denda sebesar Rp5.000 (lima ribu rupiah) per buah kabel ties yang hilang.

    • Kerusakan atau Kehilangan Stiker Label Serial ataupun Logo FTV: Dikenakan denda sebesar Rp500.000 (lima ratus ribu rupiah) per stiker yang terkelupas, rusak, atau hilang dari badan peralatan maupun tas.

    • Kerusakan atau Kehilangan Tag Segel Keamanan (Security Seal Tag): Dikenakan denda sebesar Rp1.000.000 (satu juta rupiah) per segel keamanan yang terputus, rusak, atau hilang.

  4. Sesi Dengar Pendapat dan Klarifikasi Insiden: Apabila terjadi kerusakan, malfungsi, cacat fisik baru, atau kehilangan alat, Warehouse FTV akan memanggil peminjam beserta sutradara, produser, dan seluruh anggota kru yang terlibat dalam sesi dengar pendapat/klarifikasi resmi. Seluruh pihak wajib hadir secara fisik untuk memberikan penjelasan kronologis secara tertulis dan lisan. Ketidakhadiran peminjam atau perwakilan kru dalam waktu 2x24 jam setelah panggilan dikirimkan dianggap sebagai persetujuan sepihak atas segala tuduhan kerusakan, dan keputusan penilaian nilai ganti rugi oleh Laboran bersifat mutlak serta tidak dapat dibanding.

  5. Sanksi Status "Red Notice": Mahasiswa atau tim produksi yang terbukti melakukan pelanggaran prosedur ringan hingga sedang, pernah memiliki riwayat keterlambatan pengembalian, atau terlibat dalam insiden kerusakan alat akan ditandai dengan status "Red Notice" di dalam database sistem Warehouse FTV. Mahasiswa yang menyandang status "Red Notice" akan menghadapi sanksi berupa:

    • Pengurangan batas maksimum (limit) jumlah item alat yang dapat dipinjam hingga 50%.

    • Kewajiban menyerahkan jaminan fisik tambahan saat melakukan pickup.

    • Pemeriksaan fisik alat secara ganda (double-inspection) dan pengawasan ekstra ketat oleh Laboran selama proses peminjaman berlangsung.

  6. Blokir Akademik & Penangguhan Kelulusan (Kerjasama Prodi): Apabila denda, biaya perbaikan, atau penggantian alat tidak diselesaikan dalam batas waktu 1 (satu) minggu, pihak Warehouse FTV berhak mengajukan permohonan resmi kepada Ketua Program Studi dan Fakultas untuk:

    • Memblokir akun pengisian IRS mahasiswa bersangkutan.

    • Menangguhkan nilai mata kuliah terkait pada semester berjalan.

    • Menolak pendaftaran Sidang Tugas Akhir/Skripsi dan menangguhkan kelulusan (wisuda) peminjam serta seluruh anggota kru produksi yang terlibat hingga seluruh kewajiban dilunasi.

  7. Pihak Berwajib: Pihak Warehouse FTV berhak menempuh jalur hukum atau melaporkan tindakan penggelapan/pengerusakan aset negara ke pihak kepolisian apabila tidak ada iktidat baik dari peminjam dalam waktu 30 hari.

K. Kebijakan Privasi dan Perlindungan Data

  1. Enkripsi dan Pembatasan Penggunaan KTP: Dokumen KTP asli yang diunggah oleh pengguna ke dalam sistem akan disimpan dalam bentuk terenkripsi dengan standar keamanan tinggi. Penggunaan data KTP ini bersifat sangat terbatas dan hanya digunakan demi memvalidasi keaslian profil serta otentikasi identitas akun peminjam, tanpa ada risiko penyebarluasan ke pihak eksternal.

  2. Transparansi Riwayat Peminjaman dan Statistik Penggunaan Alat: Seluruh data transaksi peminjaman, log aktivitas sistem, serta metrik statistik frekuensi penggunaan peralatan dapat diakses dan digunakan untuk tujuan informasi publik, penyusunan laporan akademis program studi, maupun optimalisasi operasional internal laboratorium yang transparan.

  3. Enkripsi Berlapis Data Kredensial Pengguna: Alamat email dan kata sandi (password) pengguna dilindungi menggunakan skema enkripsi satu arah (one-way hashing) berlapis pada basis data. Pihak Warehouse FTV tidak dapat melihat kata sandi asli milik pengguna dan berkomitmen penuh untuk menjamin data ini tidak akan disalahgunakan oleh pihak mana pun.